Guía de la integración de JotForm

Visión general

La integración de JotForm convierte cada envío de formulario en un contacto de tu CRM de Flowgration. Flowgration no aparece en el directorio de apps de JotForm, así que no hay nada que instalar dentro de JotForm: creas una clave API en JotForm, la pegas en Flowgration, eliges el formulario y asignas sus preguntas. Flowgration registra entonces un webhook en ese formulario y cada nuevo envío llega en segundos, sin duplicar por email y listo para activar tus journeys.

Requisitos

• Una cuenta de JotForm con al menos un formulario. Funcionan las cuentas de EE. UU. y de la UE; las cuentas HIPAA no se admiten.
• Una cuenta de Flowgration con rol de propietario o administrador (los miembros no pueden conectar integraciones).
• Permiso para crear una clave API en JotForm. Si el formulario pertenece a un equipo de JotForm, usa una clave de una cuenta que sea miembro de ese equipo.

Paso 1: crea una clave API de JotForm

1. Inicia sesión en JotForm. Pulsa tu avatar, luego Ajustes y la pestaña API (cuentas de la UE: eu.jotform.com/myaccount/api; resto: www.jotform.com/myaccount/api).
2. Pulsa Crear nueva clave y ponle el nombre "Flowgration".
3. En Permisos elige Acceso completo. Flowgration lo necesita para añadir su webhook a tu formulario y quitarlo cuando desconectes. Una clave de solo lectura sirve si añades el webhook a mano (mira Resolución de problemas).
4. Copia la clave. No tienes que elegir centro de datos: Flowgration detecta si la clave es de una cuenta de EE. UU. o de la UE.

Paso 2: conecta el formulario en Flowgration

1. En Flowgration abre Apps conectadas y elige JotForm (o ve directamente a app.flowgration.com/app/integrations/jotform).
2. Pega la clave API y pulsa Verificar clave. Flowgration lista tus formularios, agrupados en Mis formularios y un grupo por cada equipo de JotForm. Si falta alguno, escribe su número en el cuadro de debajo de la lista.
3. Elige el formulario. Flowgration lee sus preguntas y te propone una asignación.
4. Revisa la asignación: para cada pregunta elige el campo del CRM que rellena o déjala en No importar. Asigna al menos la pregunta de email o la de teléfono.
5. Marca la confirmación de que tienes derecho a guardar a las personas que envían el formulario y pulsa Conectar formulario. Flowgration guarda la clave cifrada y registra su webhook en el formulario.
6. Envía una prueba desde tu formulario. El contacto aparece en Contactos en segundos y, en Envíos recientes de la página de JotForm, puedes ver si cada entrada se guardó.

Qué puedes asignar

Cada pregunta puede rellenar un campo del CRM. La lista se lee en vivo de tu propio CRM, así que un campo personalizado creado hace un minuto ya está disponible.

• Campos básicos del contacto: nombre, apellidos, email, teléfono, empresa, cargo, dirección, ciudad, país, código postal, web y notas.
• Nombre completo: una pregunta Nombre completo de JotForm (nombre y apellidos) o una respuesta de texto único se divide en nombre y apellidos.
• Consentimiento: asigna una casilla a Consentimiento de marketing, Política de privacidad aceptada, Comunicaciones comerciales, SMS o WhatsApp. Una casilla marcada activa el indicador (el consentimiento de marketing guarda además la fecha). Una casilla sin marcar nunca retira un consentimiento que el contacto ya dio.
• Tus propios campos personalizados. Las respuestas de casillas con varias opciones se unen con comas y las respuestas de varias partes, como una dirección, se combinan en el campo que elijas.
• Las preguntas se identifican por su número, así que cambiar el nombre único de una pregunta en JotForm no rompe la asignación.

Qué pasa cuando alguien envía el formulario

El contacto se crea o se actualiza por email (un email repetido actualiza el mismo contacto). Flowgration añade una entrada de Envío de formulario a la cronología del contacto, se asegura de que tenga una oportunidad y lanza tus journeys: arranca el journey cuyo disparador es Envío de formulario, con el número y el nombre del formulario disponibles. Para limitar un journey a un solo formulario, escribe el número del formulario de JotForm (o jotform:<número>) en el ID de formulario del disparador. Las respuestas asignadas están disponibles para el journey como campos del envío.

Importar envíos anteriores

Los webhooks solo entregan los envíos nuevos. Para traer los anteriores pulsa Importar envíos anteriores en el formulario conectado: se ponen en cola hasta 500 de las entradas más recientes por ejecución y se convierten en contactos en unos minutos. Ejecutarlo dos veces nunca duplica, y a propósito no se activan journeys para el historial importado, para que los leads antiguos no reciban las automatizaciones de hoy.

Gestionar una conexión

• Comprobar conexión verifica la clave y vuelve a registrar el webhook de Flowgration si alguien lo quitó del formulario.
• Editar asignación cambia qué pregunta rellena cada campo. Se aplica a los envíos nuevos; los contactos existentes no se reescriben.
• Nueva dirección sustituye la dirección secreta del webhook de un formulario (úsala si la dirección se filtró). La anterior deja de funcionar al instante.
• Reintentar fallidos vuelve a poner en cola las entradas que no se pudieron guardar, incluidas las que quedaron aparcadas por alcanzar el límite de contactos de tu plan.
• Desconectar quita el webhook de Flowgration del formulario y borra la clave guardada. Los contactos ya importados se conservan.

Otras herramientas de formularios (sin JotForm)

Typeform, Tally, Google Forms con un script, tu propia web o cualquier herramienta que pueda enviar un webhook puede alimentar el mismo CRM. Envía las respuestas en JSON con POST a tu dirección privada de formularios, que puedes copiar en Apps conectadas, JotForm, Otras herramientas de formularios (o leer en GET /api/webhook/token). El contacto se crea o se actualiza por email y se activan tus journeys de Envío de formulario. El contrato completo está en la referencia de la API.

curl -X POST "https://app.flowgration.com/api/webhook/form/<your_webhook_token>" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "email": "ana@example.com",
    "first_name": "Ana",
    "last_name": "García",
    "phone": "+34 600 000 000",
    "form_name": "Contact form",
    "form_id": "contact-1",
    "fields": { "message": "I would like a quote" }
  }'

Recepción de formularios en la referencia de la API

Cómo funciona

Al conectar, Flowgration registra un webhook en tu formulario. La dirección contiene un token secreto propio de ese formulario, así que JotForm no necesita contraseña y Flowgration sabe a qué organización y formulario pertenece cada petición sin fiarse de nada que venga en el envío. Cada envío se guarda primero, después se cruza con tu asignación y se escribe como contacto; si algo falla se reintenta automáticamente con esperas crecientes, y lo que sigue sin poder guardarse se conserva con su error para que puedas reintentarlo. Solo se guardan los campos que asignaste.

Resolución de problemas

Preguntas frecuentes