Todo lo que puedes hacer con Flowgration

Inicio rápido — primeros 10 minutos

Flowgration es un CRM SaaS multiempresa con email, SMS/WhatsApp, reservas, e-commerce, plugins y analíticas en un solo lugar. Esta guía te lleva de "acabo de registrarme" a "estoy enviando mi primera campaña" en menos de 10 minutos.

Espacio de trabajo y navegación

Cada cuenta pertenece exactamente a una organización (espacio de trabajo). Los datos están aislados por organización — los usuarios de diferentes organizaciones no pueden ver los contactos, emails, campañas o archivos de los demás. Esto se aplica a nivel de consulta de base de datos en cada endpoint.

Guía de navegación

• Barra superior — búsqueda global (cmd+K), notificaciones, ayuda, perfil.
• Panel lateral izquierdo — módulos (Contactos, Pipeline, Emails, Reservas, …). Se puede plegar.
• Inspector derecho — al hacer clic en una fila (un contacto, trato o mensaje), el inspector se abre a la derecha con todos los detalles e historial.

Atajos de teclado

Contactos

Los contactos son el núcleo del CRM. Todos los demás módulos (campañas, tratos, reservas, pedidos) se vinculan finalmente a un contacto. Un contacto puede ser un lead, un cliente de pago o un socio — tú lo decides mediante etiquetas y la etapa del ciclo de vida.

Campos integrados

• Identidad — nombre, apellidos, nombre completo, email, teléfono, idioma.
• Empresa — nombre de empresa, cargo, sitio web, país, zona horaria.
• Ciclo de vida — etapa (lead → MQL → SQL → cliente → churned), fuente, responsable.
• Actividad — creado en, última visita, último email abierto, NPS.

Campos personalizados

Añade campos de tipo text, number, date, boolean, select o multi-select desde Settings → Custom fields. Aparecen en todas partes donde se muestra un contacto — lista, detalle, filtros de segmento y plantillas Liquid ({{ contact.country }}).

Acciones en bloque

Selecciona filas (shift+clic para rangos) y elige una acción en la barra inferior: Tag, Add to segment, Send email, Enrol in journey, Export CSV, Delete. Las acciones en bloque se ejecutan como tareas en segundo plano y recibirás una notificación cuando terminen.

Pipeline y tratos

La vista Pipeline es un kanban de oportunidades (tratos) que avanzan por tus etapas de venta. Puedes llevar varios pipelines a la vez (p. ej. Nuevos negocios, Renovaciones, Partnerships), cada uno con sus etapas, pesos de probabilidad, aviso de oportunidades estancadas y motivos de pérdida. Gratis y Esencial incluyen 1 pipeline, Pyme 3, y Pro y Business ilimitados.

Etapas

Crea etapas en Settings → Pipeline → Stages. Cada etapa tiene un nombre, un color, una probabilidad (usada para el gráfico de previsión) y un disparador de automatización opcional ("cuando un trato entra en esta etapa, haz X").

Tratos

• Obligatorio: nombre, contacto principal, valor, divisa, fecha estimada de cierre.
• Opcional: empresa, responsable, probabilidad personalizada, fuente, motivo de pérdida, campos personalizados.
• Vinculado: productos (de tu catálogo), tareas, emails, notas, archivos.

Previsión

La previsión agrupa las oportunidades abiertas por mes de cierre esperado, con un total y una cifra ponderada (valor × la probabilidad del trato o de la etapa), y un grupo para las que no tienen fecha. Las oportunidades abiertas sin actividad ni cambio de etapa durante más días de los que fijes en el pipeline se marcan como estancadas, y al cerrar una como perdida se pide uno de los motivos de pérdida del pipeline.

Segmentos y vistas guardadas

Un segmento es una consulta guardada sobre tus contactos. Los segmentos son dinámicos — se reevalúan cada vez que los abres, por lo que un nuevo contacto que cumpla las reglas se incluye automáticamente.

Crear un segmento

1. Abre Contactos y haz clic en + Segmento.
2. Añade reglas: campo [operador] valor. Los operadores dependen del tipo de campo — el texto admite contains, las fechas admiten in the last X days, los números admiten between, etc.
3. Combina grupos de reglas con AND / OR y paréntesis.
4. Ponle nombre y guárdalo. El segmento aparece ahora en el panel lateral y es reutilizable en campañas, journeys y exportaciones.

Journey Builder

Un Journey es un flujo de trabajo visual que se ejecuta cuando un contacto cumple un disparador. Úsalo para secuencias de onboarding, recuperación de carritos abandonados, lead scoring, campañas de reactivación — cualquier cosa que deba reaccionar al comportamiento del usuario a lo largo del tiempo.

Disparadores

• Contacto creado — se activa cuando se añade un nuevo contacto (manual, API, importación de plugin).
• Etiqueta añadida / eliminada — cuando se aplica una etiqueta específica.
• Campo modificado — cuando un campo supera un umbral (p. ej. plan pasa a ser paid).
• Evento recibido — cuando llega un evento personalizado con un nombre dado a través de la API de eventos o un webhook de plugin.
• Basado en fecha — en una fecha específica o en el aniversario de un campo de fecha (cumpleaños, renovación, fin de prueba).

Acciones

• Enviar email / SMS / WhatsApp.
• Esperar (X minutos / horas / días / hasta un campo de fecha).
• Bifurcar según una condición (cualquier expresión de segmento).
• Actualizar campo del contacto, añadir/eliminar etiqueta.
• Inscribir en / salir de otro journey.
• Webhook de salida (POST a tu URL).
• Crear tarea para el responsable.

Campañas de email

Envía comunicaciones puntuales, campañas con pruebas A/B, emails transaccionales y emails de journey, todo desde el mismo editor y con seguimiento en la misma superficie de analíticas. Los envíos masivos se ejecutan en segundo plano y se pueden programar para más tarde (Esencial y superiores); el doble opt-in está disponible en todos los planes.

Editor

Arrastra bloques (encabezado, párrafo, botón, imagen, columnas, espaciador, divisor, pie de página) a un lienzo y edita el contenido en línea. Cambia al modo HTML para un editor de código con vista previa en vivo. Todos los bloques son responsivos en móvil por defecto.

Personalización

Usa Liquid: Hi {{ contact.first_name | default: "there" }}. Todos los campos de contacto (incluidos los personalizados) están disponibles en contact.*. El botón "Vista previa como contacto" elige un contacto real y muestra el email exactamente como él lo verá.

Pruebas A/B

• Elige qué varía — asunto, nombre del remitente o cuerpo.
• Define 2-5 variantes y un tamaño de muestra (p. ej. 20% de los destinatarios).
• Elige la métrica ganadora (tasa de apertura o tasa de clics) y un tiempo de espera (1h / 4h / 1d).
• El ganador se decide con los resultados medidos mediante una prueba estadística y se envía automáticamente al resto de destinatarios. En Pro y superiores la IA explica el resultado y puede recomendar un ganador si hay empate. Los tests A/B con ganador automático empiezan en Pyme.

Entregabilidad

• SPF / DKIM / DMARC se configuran en Ajustes → Remitentes de email.
• Automática higiene de lista — los rebotes permanentes, quejas de spam y bajas se añaden inmediatamente a la lista de supresión y nunca vuelven a recibir emails.
• Regulación de velocidad — los envíos se dosifican para evitar picos de volumen repentinos que activen los límites de los proveedores de bandeja de entrada.

SMS y WhatsApp

SMS y WhatsApp son canales de primer nivel junto al email. Envía mensajes transaccionales, recordatorios, conversaciones bidireccionales, o inclúyelos como pasos dentro de un Journey.

Configuración

1. Abre Ajustes → Canales → SMS / WhatsApp.
2. Conecta tu propia cuenta de Twilio para SMS y tus credenciales de WhatsApp Business de Meta (Cloud API) para WhatsApp.
3. Verifica un número remitente. Para WhatsApp Business, envía plantillas de mensaje a aprobación de Meta; las respuestas de los clientes llegan como conversaciones al CRM, dentro de la ventana de respuesta de 24 horas. Disponible desde el plan Pyme.

Plantillas

Las plantillas de WhatsApp preaprobadas se encuentran en Settings → Channels → Templates. Cada una tiene un nombre, un idioma y variables de marcador de posición ({{1}}, {{2}}, …) que rellenas con campos del contacto en el momento del envío.

Reservas y calendarios

Publica una página de reservas pública para que los leads puedan autogestionar llamadas de descubrimiento, demos, sesiones de soporte o citas de pago sin necesidad de intercambiar emails.

Configuración

1. Conecta Google Calendar u Outlook para la sincronización bidireccional (Esencial y superiores): las reservas aparecen en tu calendario, tus horas ocupadas bloquean los huecos públicos y un servicio puede añadir un enlace de Google Meet o Microsoft Teams. Una guía de configuración en Reservas te acompaña en los primeros pasos.
2. Crea un tipo de evento: nombre, duración, ubicación (Zoom / Google Meet / teléfono / presencial), tiempo de margen antes/después, máximo de reservas por día.
3. Configura las reglas de disponibilidad — horario laboral por día de la semana, fechas bloqueadas, ventanas personalizadas.
4. Elige los campos del formulario de reserva (por defecto nombre + email + notas; añade campos personalizados si es necesario).
5. Si quieres, pide una señal (importe fijo o porcentaje del precio) cobrada en tu propia cuenta de Stripe antes de confirmar el hueco.

Confirmaciones y recordatorios

Cada reserva envía un email de confirmación con adjunto .ics y crea un calendario de recordatorios estilo Journey (por defecto: 24h y 1h antes). Los cambios de horario y las cancelaciones tienen sus propios flujos con plantilla.

E-commerce

Los pedidos y productos llegan a Flowgration desde tu tienda WooCommerce o Shopify a través de los plugins, desde la API o con una importación CSV. Los pagos de Stripe también pueden crear pedidos.

Productos y variantes

• Define productos con imágenes, descripciones, SKU, peso y categoría fiscal.
• Variantes opcionales (talla, color, …) con precio y stock propios.
• Seguimiento de inventario con alertas de stock bajo.

Pedidos

Cada pedido muestra el cliente (vinculado a un contacto), líneas de pedido, totales, impuestos y estado. Desde un pedido puedes crear su factura con un clic, o dejar que un journey lo haga cuando el pedido se pague.

Recuperación de carrito abandonado

El disparador integrado cart abandoned se activa cuando un cliente abandona el proceso de pago durante más de 30 min. Conéctalo a un Journey con un email con código de descuento a +1h y un segundo recordatorio a +24h. Ingresos típicos recuperados: 5-15% de los carritos abandonados.

Facturación, ventas, tesorería y RR. HH.

El bloque de negocio añade cuatro módulos al CRM: Ventas, Facturación, Tesorería y RR. HH. Cada uno se puede activar o desactivar para la organización y tiene su propio nivel de permiso por usuario.

Facturación

• Emite facturas, rectificativas y proformas con series de numeración por año.
• Elige el país de tu empresa en los ajustes de negocio para obtener los tipos impositivos de ese país, con 40 países preconfigurados. Se admiten la inversión del sujeto pasivo en ventas B2B intracomunitarias y la exportación. Los registros preparados para Verifactu se generan solo para empresas en España.
• Descarga el PDF con tu logo o envíalo por email al cliente.
• Factura un pedido de tu tienda con un clic, o usa las acciones de journey Crear factura y Enviar factura para hacerlo automáticamente.
• Marca las facturas como cobradas o parcialmente cobradas y exporta el registro de facturas emitidas en Excel o CSV para tu gestoría.
• Desde Esencial, los clientes pueden pagar una factura online con tarjeta; el dinero va a tu propia cuenta de Stripe. Desde Pyme, las facturas recurrentes se generan con la periodicidad que elijas.

Presupuestos, pedidos y albaranes

• Crea presupuestos desde plantillas y tu catálogo de productos con el selector de productos, y envíalos en PDF por email.
• Convierte un presupuesto aceptado en un pedido de venta y luego en un albarán con PDF y la firma del cliente.
• Del albarán pasas a la factura sin reescribir nada.
• Desde Esencial, el cliente puede aceptar el presupuesto online con firma electrónica. Desde Pyme, las tarifas por cliente aplican sus propios precios.

Tesorería

• Cobros y pagos con vencimientos y pagos parciales.
• Previsión de caja, resumen de vencidos y exportación a Excel.

Fichaje y vacaciones

• Tu equipo ficha entrada, pausa y salida desde el navegador del móvil. No hay una app nativa que instalar.
• Los días olvidados se corrigen con un motivo obligatorio y quedan en un registro de correcciones.
• Las solicitudes de vacaciones van al responsable para su aprobación y aparecen en el calendario del equipo. El módulo incluye también organigrama, documentos de empleado y tablón de anuncios. No calcula nóminas.
• Los empleados que solo usan el fichaje y las ausencias tienen el rol Empleado y no ocupan plaza de usuario; cada plan incluye un número de empleados.

Journeys e importación

• Disparadores de journey: Factura emitida, Factura cobrada, Factura vencida, Presupuesto aceptado y Albarán creado.
• Acciones de journey: Crear factura, Enviar factura, Enviar albarán y Enviar resumen del pedido.
• ¿Vienes de Holded? Pega su API key y Flowgration importa tus empresas y contactos con sus datos fiscales y direcciones. No guarda la clave.

Suscripciones y facturación

Gestiona ingresos recurrentes para tus clientes (suscripciones de socios, facturación SaaS, planes de donación). Desarrollado sobre Stripe Billing; la interfaz te permite crear planes, vincular clientes, ejecutar dunning y ver métricas de MRR y churn.

Planes

Define un plan con un nombre, un intervalo (month o year), un precio y complementos opcionales basados en uso. Cada plan se mapea a un Stripe Price; Flowgration los crea y sincroniza automáticamente.

Dunning

Cuando falla el pago de una renovación, el contacto entra en el Journey de dunning integrado: 3 intentos de reintento espaciados 1d / 3d / 7d, cada uno con un email con plantilla. Tras el fallo definitivo, la suscripción se pausa y el responsable recibe una notificación. Todas las plantillas y los tiempos son editables.

Biblioteca de medios y archivos

Cada imagen, PDF o vídeo que subas en cualquier parte de Flowgration acaba en la biblioteca de medios. Reutilízalos en emails, páginas de destino, productos y SMS sin necesidad de volver a subir.

• Subida por arrastrar y soltar, selección múltiple, organización por carpetas.
• Las imágenes se redimensionan automáticamente (miniatura, mediana, grande) y se sirven desde CDN.
• El almacenamiento tiene un límite según el plan. Recibirás un email al 80% y al 100% de cualquier cuota.

Paneles e informes

De serie obtienes 4 paneles: Marketing, Ventas, Reservas y Facturación. Cada uno es una cuadrícula de widgets que puedes reorganizar, ampliar o eliminar. Crea tus propios paneles a partir de cualquier métrica guardada.

Tipos de widget

• Número — KPI único (p. ej. MRR, NPS).
• Tendencia — gráfico de líneas a lo largo del tiempo, opcionalmente con un periodo de comparación.
• Desglose — gráfico de barras / circular agrupado por una dimensión (país, responsable, canal).
• Embudo — conversión a través de un conjunto ordenado de eventos.
• Tabla — lista ordenable de registros con columnas seleccionadas.

Exportación y programación

Cada widget se exporta a CSV / PNG / PDF. Programa un panel para que llegue a tu bandeja de entrada cada lunes a las 9:00, o publícalo en un canal de Slack a través del plugin de Slack.

Analítica de journeys y envíos masivos

Analítica web y tracker

<script>window.flowgration=window.flowgration||function(){(flowgration.q=flowgration.q||[]).push(arguments)};</script>
<script async src="https://app.flowgration.com/t/fg.js" data-site="fgs_YOUR_SITE_KEY"></script>

flowgration('track', 'pricing_toggle', { plan: 'growth' });   // custom event
flowgration('identify', { email: 'ana@example.com' });     // link to an existing contact
flowgration('consent', true);                              // or false to withdraw
flowgration('visitorId', function (id) { /* hidden field fg_vid */ });
flowgration('pageview');                                   // manual page view (single-page apps)

<script async src="https://app.flowgration.com/t/fg.js" data-site="fgs_YOUR_SITE_KEY"
        data-cross-domain="app.example.com,checkout.example.com"></script>

// JS redirect or fetch/JSON form
flowgration('crossDomainUrl', 'https://app.example.com/signup', function (url) { location.href = url; });
flowgration('visitorId', function (id) { body.fg_vid = id; });

Utilizamos una herramienta de analítica propia (Flowgration) para entender cómo se usa nuestra web: páginas visitadas, clics, profundidad de scroll y origen de la visita. Con tu consentimiento instalamos dos cookies (_fgv, 13 meses; _fgs, de sesión) que contienen un identificador aleatorio y, si nos facilitas tu email, podemos vincular tu navegación a tu ficha de cliente. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento desde la configuración de cookies. Los datos se conservan hasta 13 meses. Contáctanos para ejercer tus derechos de acceso, rectificación y supresión.

Fuentes de datos

Asistente de IA

API REST

Cada acción que puedes realizar en la interfaz también está disponible como endpoint REST en https://api.flowgration.com/api/.... Autentícate con un token de portador desde Settings → API keys (las claves pertenecen a tu organización y actúan como el usuario que las creó). Cada clave lleva permisos, de lectura / escritura o por recurso, como contacts:write; los endpoints de administración no son accesibles con una clave. Consulta la referencia de la API para ver la tabla de permisos.

Ejemplo — crear un contacto

curl -X POST https://api.flowgration.com/api/entity/contact \
  -H "Authorization: Bearer $FLG_TOKEN" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "email": "alice@example.com",
    "first_name": "Alice",
    "tags": ["lead", "webinar-attendee"]
  }'

Convenciones

• JSON de entrada, JSON de salida. UTF-8.
• Códigos de estado HTTP estándar; los errores incluyen { "error": "..." }.
• Paginación mediante ?page=1&page_size=50. Tamaño máximo de página: 200.
• Límite de tasa: 200 solicitudes por minuto y usuario. 429 con cabecera Retry-After cuando se supera.

API de eventos

Envía eventos de negocio (pedidos, clientes, carritos, formularios) para mantener el CRM sincronizado y disparar Journeys. La lista completa de eventos y una API de importación masiva están en la referencia de la API:

POST /api/plugin/sync
{
  "event": "form.submitted",
  "platform": "custom",
  "external_id": "submission_771",
  "data": { "email": "alice@example.com", "form_id": "webinar" }
}

Webhooks

Suscríbete a eventos en tus datos para que los sistemas externos se mantengan sincronizados. Crea webhooks en Settings → Webhooks.

Eventos disponibles

• contact.created / contact.updated
• opportunity.created / opportunity.stage_changed
• order.created / order.paid / order.shipped
• task.created / task.completed
• journey.completed / journey.failed
• web.session_started / web.page_viewed / web.identified / web.custom_event

Eventos de seguimiento web: web.session_started, web.page_viewed (solo para las rutas que indiques en los ajustes del sitio), web.identified y web.custom_event.

Seguridad

Cada webhook tiene un secreto de firma. Cada solicitud incluye una cabecera X-Flowgration-Signature con un HMAC-SHA256 del cuerpo. Verifícala en el servidor antes de confiar en el payload.

signature == hmac_sha256(body, signing_secret)

Plugins e integraciones

Los plugins son integraciones de primera parte que se ejecutan dentro o junto a una plataforma de terceros (WordPress, Shopify, WooCommerce, …) y sincronizan datos de vuelta a Flowgration. Instálalos con un clic desde Settings → Integrations.

Plugins disponibles

Modelo de autenticación

Los plugins se autentican mediante tokens de instalación firmados con HMAC. El secreto solo vive en el plugin y en Flowgration — nunca en URLs, nunca en el almacenamiento del navegador. Cada plugin opera con alcance en una organización; desinstalarlo revoca inmediatamente el secreto.

Guías específicas de plugins

Análisis detallados de los dos plugins principales — instalación, eventos de sincronización, mapeo, importación retroactiva, resolución de problemas y desinstalación:

• Plugin de WordPress — formularios, WooCommerce, tipos de entrada personalizados, actualización de esquema.
• Plugin de Shopify — app integrada, alcances OAuth, webhooks RGPD, checkout abandonado.
• Integración de JotForm — Conecta con tu propia clave API: elige un formulario, asigna campos y los envíos se convierten en contactos del CRM.

Equipo y roles

Añade miembros del equipo desde Ajustes → Equipo. Cada usuario tiene exactamente un rol por organización.

Permisos granulares (Pyme y superiores)

En Pro y Business, los roles personalizados permiten restringir a los miembros a módulos concretos y a los registros que les pertenecen (p. ej. "este comercial solo ve los tratos que le pertenecen"). Configúralos en Settings → Permissions.

SSO y 2FA

Protege cada inicio de sesión. Dos opciones: 2FA (TOTP — Google Authenticator, 1Password, Authy) en cada cuenta, o SSO en Business para aplicación en toda la organización.

Configuración de 2FA (cualquier plan)

1. Abre Perfil → Seguridad.
2. Haz clic en Activar 2FA y escanea el QR con tu aplicación de autenticación.
3. Introduce el código de 6 dígitos para confirmar. Guarda los códigos de respaldo en un lugar seguro.

SSO (Business)

SAML 2.0 con Google Workspace, Okta, Azure AD, OneLogin y IdPs SAML genéricos. Configúralo en Settings → SSO. Una vez aplicado, todos los inicios de sesión con contraseña para la organización se desactivan — los nuevos usuarios se aprovisionan en el momento a través del IdP.

Registro de auditoría

Cada acción que modifica el estado — inicio de sesión, cambio de rol, eliminación de contacto, envío de campaña, rotación de clave de API, cambio de plan — queda registrada en el registro de auditoría. Consúltalo en Settings → Audit log (Business).

• Filtra por actor, acción, entidad y rango de fechas.
• Exporta a CSV / JSON para revisiones de cumplimiento.
• La retención depende de tu plan. Exporta a CSV para conservar tu propia copia.

Facturación y planes

Gestiona tu suscripción, método de pago, facturas y uso de plazas desde Settings → Billing. Solo propietarios.

Planes

La facturación anual incluye 2 meses gratis (pagas 10 meses). Cambia entre mensual y anual en cualquier momento desde el mismo panel. Puedes probar cualquier plan de pago 14 días con todo desbloqueado y sin tarjeta. Los precios, los límites y la tabla de funciones de cada plan están en la página de precios.