Un CRM gratis sirve para ordenar clientes, oportunidades y tareas sin gastar nada, y para muchas personas que empiezan es suficiente. El precio cero tiene un coste: casi siempre limita usuarios, contactos, automatizaciones o integraciones. Un buen CRM gratuito es el que tiene límites que no te obligan a migrar justo cuando el negocio empieza a funcionar. Flowgration tiene un plan gratuito; sus límites actuales están en precios.
Qué suele incluir un CRM gratis
Casi todos los planes gratuitos del mercado ofrecen lo mismo como base:
- Una ficha por contacto con datos, notas y actividad.
- Un pipeline de oportunidades con etapas básicas.
- Tareas con fecha y responsable para una o pocas personas.
- Importación de contactos desde un archivo CSV o Excel.
- Algún nivel de conexión con el correo o con formularios web.
Lo que cambia de una herramienta a otra es el tamaño de esa base y lo que queda fuera.
Dónde suelen estar los límites
Antes de empezar, localiza cada uno de estos puntos en la web de la herramienta:
- Usuarios. Algunos planes gratuitos solo permiten una persona. Si el equipo es de dos, el plan gratuito puede no servirte.
- Contactos. Un límite de contactos parece lejano hasta que importas la base de clientes de la tienda.
- Automatizaciones. Algunos planes permiten una sola automatización o ninguna. Es el límite que más pronto se nota.
- Integraciones. Conectar con la tienda, el correo o la facturación puede requerir un plan de pago o un conector aparte.
- Historial y soporte. Revisa cuánto tiempo se guarda la actividad y qué tipo de soporte incluye el plan.
Cuándo un CRM gratis basta
Un plan gratuito encaja si se cumplen estas condiciones:
- Una o dos personas gestionan los clientes.
- Tienes pocas decenas de oportunidades abiertas a la vez.
- No necesitas comunicaciones automáticas ni segmentación.
- Tu tienda, si la tienes, tiene un volumen de pedidos bajo y no necesita sincronización constante.
Cuándo conviene pagar
Pasa al plan de pago cuando aparezca alguna de estas señales:
- Dos o más personas necesitan trabajar sobre los mismos clientes.
- Quieres enviar un email de seguimiento automático tras una compra o un presupuesto.
- Tu base de datos se acerca al límite del plan gratuito.
- Has perdido ventas porque un seguimiento no llegó a tiempo.
- Necesitas facturar desde el mismo sitio y dejar de copiar datos a otra herramienta.
Un criterio práctico: si una sola automatización al mes recupera un cliente que de otro modo habrías perdido, el plan de pago suele compensar. Hazlo con tu ticket medio, no con cifras generales.
Cómo elegir un CRM gratis sin quedarte atrapado
- Comprueba cuánto cuesta el siguiente plan antes de meter todos tus datos.
- Pregunta si puedes exportar contactos, oportunidades y notas en CSV o Excel en cualquier momento.
- Revisa los límites que te afectan hoy, no los que afectan a una empresa con cien empleados.
- Mira la interfaz en español y si el soporte atiende en tu idioma.
- Confirma si cumple el RGPD: consentimientos, bajas y borrado de contactos.
Gratis con facturación: qué existe en el mercado
Si además de CRM necesitas emitir facturas, el panorama de planes gratuitos cambia. Según nuestro estudio de mercado de noviembre de 2026, Holded tiene un plan gratuito de 20 facturas al año, y Contasimple un plan sin coste de facturación básica. Los planes de facturación de pago empiezan en torno a 8 € al mes en Billin. Son cifras aproximadas: consulta la web de cada proveedor.
Un límite de 20 facturas al año se agota en unas pocas semanas si tienes clientes recurrentes. Piensa en el volumen real antes de elegir un plan gratuito con facturación.
Flowgration en plan gratuito
Flowgration tiene un plan gratuito pensado para empezar con el CRM y sus funciones básicas. Para saber qué incluye en cada momento y cuándo tiene sentido pasar a un plan de pago, consulta precios. Si además necesitas facturar, mira CRM con facturación, y si tienes tienda online, CRM para WooCommerce.