Facturar pedidos de WooCommerce: manual o automático

Puedes facturar un pedido de WooCommerce de dos formas: a mano, desde la ficha del pedido, o de forma automática cuando se cumple una condición, por ejemplo al completarse el pedido. Lo importante no es el método, sino que cada pedido se factura una sola vez, que la factura queda en la ficha del cliente y que tu gestoría recibe el registro en el formato que necesita. Con Flowgration puedes facturar un pedido en un clic o de forma automática desde un journey, y cada pedido solo se factura una vez.

Qué factura emitir por cada pedido

No todos los pedidos se facturan igual. Antes de montar el proceso, decide qué tipo de factura usas:

• Factura completa: incluye los datos fiscales del cliente (nombre, NIF y dirección). Es la que necesitas si el cliente es empresa o autónomo, o si lo pide.
• Factura simplificada: sirve para importes bajos y algunas actividades. Los límites están en el Reglamento de facturación. Lo explicamos en factura simplificada vs completa.

Si vendes solo a consumidores finales con tickets pequeños, la simplificada puede bastar. Si vendes a empresas, la completa es la norma. Confírmalo con tu gestoría antes de automatizar nada.

Flujo manual, paso a paso

Si facturas pocos pedidos, el proceso manual es suficiente:

1. Abre el pedido completado y comprueba que los datos fiscales del cliente están bien.
2. Emite la factura desde la ficha, con la serie que corresponda.
3. Revisa importes, IVA y el total del pedido.
4. Envía la factura en PDF al cliente.
5. Marca el pedido como facturado para no repetirlo.

El riesgo del proceso manual no es la complejidad, sino el olvido. Un pedido sin factura un mes después es un problema de cobro y de cumplimiento.

Flujo automático: cuándo disparar la factura

La automatización tiene sentido cuando facturas decenas de pedidos a la semana. Hay dos momentos típicos para disparar la factura:

• Al completarse el pedido. Es lo más habitual en tiendas con pago inmediato.
• Al confirmarse el pago, si tienes pagos diferidos o contrarreembolso.

Define una regla y no la cambies a mitad de mes. Si cambias el disparador, tendrás facturas de dos criterios distintos en el mismo periodo, y eso confunde a tu gestoría.

Cómo evitar facturas duplicadas

Las facturas duplicadas suelen venir de tres causas:

• Un pedido se modifica y se vuelve a facturar.
• Un pedido se reactiva después de un reembolso parcial.
• Dos procesos (manual y automático) facturan el mismo pedido.

La solución es sencilla: un único disparador, un marcador de "facturado" en el pedido y una regla que impida facturar dos veces. Flowgration factura cada pedido una sola vez.

Series, numeración y devoluciones

• Series. Usa una serie por tipo de documento o por canal, pero no mezcles criterios.
• Numeración. Debe ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos.
• Devoluciones. Un pedido devuelto no se borra: se emite una factura rectificativa que referencia la original. Lo detallamos en cómo hacer una factura rectificativa.

IVA en ventas a otros países

Si vendes a clientes de otros países de la Unión Europea, el tratamiento del IVA cambia según el tipo de venta y el país de destino. Esto no es un detalle que puedas resolver con una regla general. Consúltalo con tu gestoría antes de activar ventas transfronterizas.

Verifactu y pedidos de tienda

Si emites facturas desde tu CRM o tu software de facturación, el registro de facturas debe cumplir la normativa vigente. Flowgration genera registros encadenados con huella SHA-256 y código QR, y está preparado para Verifactu. No está homologado ni certificado, y el calendario de Verifactu está en revisión a noviembre de 2026. Confirma las fechas con tu gestoría. Más detalle en qué es Verifactu.

Qué debe tener la integración con tu tienda

• Que sincronice clientes y pedidos sin copiar datos.
• Que puedas facturar desde el pedido o de forma automática desde un flujo.
• Que la factura quede en la ficha del cliente, junto a sus pedidos.
• Que puedas exportar el registro de facturas emitidas para tu gestoría.

Si buscas la conexión concreta con WooCommerce, mira CRM para WooCommerce.

Preguntas frecuentes

¿Hay que facturar todos los pedidos de WooCommerce?

Sí, cuando el cliente tiene derecho a factura o cuando tu actividad lo exige. Para consumidores finales, la factura simplificada suele bastar en importes bajos. Confírmalo con tu gestoría.

¿Puedo facturar pedidos automáticamente?

Sí. Puedes disparar la factura al completarse el pedido o al confirmarse el pago, según tu flujo. Lo importante es que la regla sea única y que cada pedido se factura una sola vez.

¿Qué pasa si un pedido se devuelve?

Emites una factura rectificativa que referencia la factura original. No borras la factura original. Consulta la guía de factura rectificativa.

¿Cómo evito facturas duplicadas?

Usa un único disparador, marca el pedido como facturado y no permitas facturar dos veces el mismo pedido. Revisa el registro cada mes con tu gestoría.

¿Un CRM puede facturar pedidos de WooCommerce?

Sí. Flowgration permite facturar un pedido en un clic o automáticamente desde un journey, y cada pedido solo se factura una vez. Detalle en CRM con facturación.

¿Qué pasa con el IVA si vendo a otros países de la UE?

Depende del tipo de venta y del país de destino, así que no hay una regla general. Consúltalo con tu gestoría antes de activar esas ventas.