Checklist: qué funciones debe tener un CRM

Un CRM tiene decenas de funciones en su página de producto, pero solo unas pocas cambian tu día a día. Esta checklist agrupa las funciones por área. Marca solo las que vas a usar en los próximos doce meses y compara los proveedores con esa lista, no con la suya.

Ventas

• Contactos y empresas, con varias personas por empresa.
• Pipeline con etapas que puedas cambiar tú, sin pedir ayuda al proveedor.
• Oportunidades con importe, fecha prevista de cierre y responsable.
• Tareas y recordatorios ligados al contacto.
• Presupuestos con plantillas.

Marketing

• Segmentos por compras, origen o etiquetas.
• Campañas de email con baja visible en cada envío.
• Automatizaciones con disparadores (formulario, pedido, fecha o inactividad) y esperas entre pasos.
• Pruebas A/B en emails o en flujos.
• SMS o WhatsApp, solo si los vas a usar.

Atención y tienda

• Bandeja compartida para emails (Gmail, Outlook o IMAP, según el proveedor).
• Historial completo por contacto: emails, llamadas y pedidos.
• Reservas o citas, si atiendes a clientes con cita.
• Formularios web que crean el contacto en el CRM.
• Conexión con tu tienda (WooCommerce, Shopify o WordPress) y pedidos sincronizados.

Administración

• Roles y permisos por módulo: quién ve y quién edita cada área.
• Facturación o conexión con tu programa de facturación.
• Exportación de datos a Excel o CSV.
• Herramientas para cumplir el RGPD: gestionar bajas y atender solicitudes de acceso o supresión.
• API o webhooks, si necesitas conectar otros programas.
• Panel de análisis con las cifras que miras cada semana.

Cómo usar la lista

1. Marca solo lo que usarás en el primer año. Lo que no usarás no debería pesar en la decisión.
2. Haz una columna por proveedor y anota "sí", "no" o "con integración". Una integración de terceros no es lo mismo que una función nativa: añade otro programa que mantener.
3. Pide una prueba con tus datos. Importa una lista pequeña de contactos reales y crea un pedido o una oportunidad de prueba.
4. Revisa en qué plan está cada función. Algunas están solo en planes superiores, y eso cambia el coste.

Lo que suele sobrar en una pyme: informes que nadie abre, módulos de contabilidad si ya tienes gestoría y conexiones con programas que no usas.

Lo que no aparece en la checklist

Precio, soporte y facilidad de uso importan tanto como las funciones, pero se comprueban de otra forma. Pide el precio por escrito con el número de usuarios de tu equipo y pregunta cuánto tarda el soporte en responder una duda concreta.

Para tener un punto de partida, la guía de CRM para una pyme explica qué perfiles necesitan qué, y el CRM todo en uno resume lo que incluye Flowgration. Si quieres ver las alternativas más comparadas, lee la selección de mejores CRM para pymes. La guía para elegir un CRM para tu pyme completa el proceso.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas funciones debe tener un CRM para una pyme?

No hay un número. Cuenta las que vas a usar en el primer año. En un equipo pequeño, una docena bien elegidas suele bastar.

¿Qué es más importante: el pipeline o las automatizaciones?

Depende de cómo vendes. Si el seguimiento se te escapa, empieza por el pipeline y los avisos. Si repites los mismos envíos a diario, mira las automatizaciones.

¿Qué diferencia hay entre una función nativa y una integración?

Una función nativa viene dentro del mismo producto. Una integración depende de otra herramienta o de un conector. Puede funcionar bien, pero añade un punto de fallo y, a menudo, otro coste.

¿Debo pedir una demo antes de elegir?

Sí, y que sea con tus casos de uso: importar tus contactos, crear un pedido de prueba y enviar un email de prueba.

¿Cómo comparo funciones sin acabar con la lista más larga?

Puntúa solo las funciones que marcaste como necesarias. Lo que no necesitas no debería sumar puntos a ningún proveedor.