App de fichaje para pymes: qué debe tener

Una app de fichaje sirve a una pyme si registra la hora de entrada y de salida de cada persona, deja constancia de cualquier corrección y permite consultar el registro sin depender de una sola persona. Antes de elegir, compara seis criterios: fichaje desde el móvil, correcciones con motivo, ausencias, permisos por rol, calendario de equipo y exportación del registro.

Qué exige la ley hoy

En España, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la jornada de cada persona trabajadora, con hora de inicio y de fin, y a conservar los registros cuatro años. La norma no impone hoy un formato digital concreto: el régimen del registro digital está pendiente de un real decreto. Una app ayuda a cumplir, pero no cumple sola. Confírmalo con tu asesor laboral, sobre todo si tienes turnos o jornadas irregulares.

Criterios para elegir

Qué incluye Flowgration

Flowgration tiene fichaje desde el móvil, días olvidados que requieren un motivo obligatorio, ausencias con aprobación, calendario de equipo, organigrama, documentos de empleados y permisos por módulo. No incluye nóminas: eso lo hace la gestoría. Tampoco sustituye tu revisión legal: la configuración debe revisarla tu asesor.

Errores que cuestan caro

• Corregir sin dejar rastro. Es el fallo que más pesa cuando alguien revisa un registro. Una corrección debe tener motivo y autor.
• Pensar que el horario flexible no se registra. La flexibilidad no exime de registrar la jornada.
• Guardar el registro solo unos meses. El plazo de conservación es de cuatro años.
• Dar a todos acceso a todo. Un empleado no debería ver el fichaje de sus compañeros, salvo que su rol lo requiera.

Cómo ponerla en marcha en una semana

Esta secuencia es una sugerencia para organizarte, no un plazo fijo:

1. Día 1: define horarios, pausas y quién aprueba las correcciones.
2. Día 2: da de alta a cada persona con su rol y prueba el fichaje desde su móvil.
3. Día 3: configura ausencias y el calendario de equipo.
4. Días 4 a 5: informa al equipo por escrito de cómo fichar y cómo consultar su registro.
5. Semana 2: revisa cada viernes los días olvidados y las correcciones.

Preguntas frecuentes

¿Una app de fichaje cumple la ley por sí sola?

No. La app ayuda a registrar la jornada, pero el cumplimiento depende de cómo la configures y de tu convenio. Revísalo con tu asesor laboral.

¿El fichaje tiene que hacerse desde el móvil?

No es obligatorio. Es un canal más. Puedes ofrecer el móvil, el ordenador o un terminal, según tu caso.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?

En España, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores fija cuatro años. Si tienes personal en otro país, consulta la norma local.

¿Puede el empleado consultar su propio registro?

Sí. La norma exige que los registros estén a disposición de cada persona trabajadora. Configura el acceso para que cada uno vea el suyo.

¿Y si tengo autónomos sin empleados?

Un autónomo sin personas trabajadoras por cuenta ajena no tiene esta obligación. Si tienes colaboradores externos, revisa con tu asesor si son trabajadores por cuenta ajena.

Para una visión general del producto, mira la página de fichaje. Los planes vigentes están en precios, y las guías completas de la web, en el índice de guías.