Facturas automáticas para pedidos de Shopify

Para emitir una factura automática por cada pedido de Shopify necesitas tres cosas: que el pedido tenga los datos de facturación completos, que cada pedido genere una sola factura y que la factura llegue al cliente con su PDF. Las reglas de IVA cambian según el país del cliente, así que conviene fijarlas antes de automatizar nada. Estos son los pasos, en el orden en que conviene hacerlos.

Qué hace falta antes de empezar

• Datos de facturación en el pedido: nombre o razón social, dirección y, si el cliente es una empresa, su número de identificación fiscal.
• Una serie de numeración sin huecos, con un formato que puedas explicar a tu gestoría.
• Las reglas de IVA por país de destino: qué se cobra en tu país, qué operaciones van con exención y cuáles son exportaciones.
• Una persona responsable de revisar las facturas que fallen.

Paso 1: decide cuándo se factura

Hay dos momentos habituales: cuando el pedido está pagado, o cuando sale el envío. Elige uno y mantenlo. Facturar al pagar es más sencillo y evita facturar pedidos que se cancelan. Facturar al enviar tiene sentido si tienes pedidos pagados que a veces no salen.

Paso 2: mapea los datos fiscales

Paso 3: aplica el IVA según el destino

Como regla general, el tipo de IVA depende del lugar de consumo, y en las operaciones entre empresas de la Unión Europea hay casos de inversión del sujeto pasivo (reverse charge) cuando el cliente tiene un número de IVA válido. Las ventas fuera de la Unión se tratan como exportación. Estas reglas tienen matices y cambian, así que confírmalas con tu asesor y con las fuentes oficiales de tu país.

Paso 4: numeración sin huecos

Una serie correlativa es lo que pide cualquier revisión. Si borras una factura o la reemites, no la cambies: emite una factura rectificativa. Revisa que la numeración no salte cuando hay pedidos fallidos.

Paso 5: evita los duplicados

Antes de activar la automatización, haz un pedido de prueba. Comprueba que:

• Genera una sola factura, aunque el pedido se actualice después.
• Reenviar el email no crea otra factura. Solo reenvía la existente.
• Un pedido cancelado no deja una factura válida sin revisar.

Pregunta por escrito a tu proveedor cómo trata los pedidos que cambian después de facturar.

Paso 6: envía la factura al cliente

Configura el envío por email con el PDF adjunto. Flowgration puede enviar un resumen del pedido y la factura en PDF con tu logo. Revisa el texto del email y los datos de contacto antes de activarlo.

Paso 7: devoluciones y cancelaciones

Para una devolución, emite una factura rectificativa (factura de abono) que anule la anterior en su importe. No edites la factura original. Así el registro de facturas queda completo.

Paso 8: exporta para la gestoría

Exporta las facturas emitidas en Excel o CSV cada mes, para que la gestoría las tenga sin depender de capturas de pantalla. Flowgration no hace contabilidad ni modelos fiscales: el libro de facturas se exporta para tu gestoría.

Si emites facturas en España

Flowgration está preparado para Verifactu para emisores españoles. Eso no significa que esté homologado ni certificado, y la responsabilidad sobre tu facturación sigue siendo tuya. Las fechas de Verifactu están en revisión: consulta la guía de facturación y confirma tu caso con tu gestoría.

Preguntas frecuentes

¿Shopify emite facturas por sí mismo?

Depende de tu configuración y de las apps que tengas instaladas. Antes de automatizar, revisa qué hace ya tu tienda para no facturar dos veces el mismo pedido.

¿Qué pasa si el cliente cambia la dirección después de pagar?

Decide tu política: si la factura se emite al pagar, un cambio posterior puede requerir una rectificativa. Confírmalo con tu gestoría.

¿Puedo facturar pedidos anteriores a la conexión?

Pregunta al proveedor cómo trata los pedidos previos. No lo des por hecho: prueba con un pedido antiguo antes de cargar todo el histórico.

¿Cómo gestiono ventas a otros países de la Unión Europea?

Con los datos de IVA del cliente y, en operaciones entre empresas, con su número de IVA. Las reglas varían, así que confírmalas con tu asesor.

¿Necesito una factura simplificada para tickets pequeños?

Las reglas de factura simplificada varían según el país y el importe. Consulta a tu asesor antes de decidir cómo facturar los pedidos pequeños.

Para el equivalente en WooCommerce, lee facturar pedidos de WooCommerce. Si quieres ver el conjunto de la tienda, la página de CRM para tiendas online explica cómo se conectan los pedidos con el cliente.