CRM para academias: matrículas, leads y seguimiento

En una academia, un CRM sirve para seguir el camino de cada persona desde que pide información hasta que se matricula, y después, para volver a contactarla cuando empiece el siguiente curso. Organizar las etapas por curso, avisar antes del inicio y reactivar a antiguos alumnos con permiso es el núcleo del sistema.

Las etapas de una matrícula

Ordena el embudo en etapas que tengan una acción concreta. Esta es una propuesta para copiar y adaptar:

Los plazos exactos (cuántos días antes del cierre, cuántos antes del inicio) los decides tú. Son ajustes que conviene probar un curso antes de fijarlos.

Qué tiene que saber el CRM de cada persona

• Curso o cursos de interés, para no mandar a alguien información de un programa que no le interesa.
• Origen del contacto: web, redes, recomendación o evento.
• Etapa y responsable, para saber quién llama.
• Consentimiento para comunicaciones comerciales, separado de la matrícula.
• Historial de cursos, para saber qué antiguos alumnos pueden interesar a la oferta nueva.

Avisos que funcionan sin saturar

Un flujo típico tiene un disparador por fecha (inicio del curso) y otro por inactividad (alguien que pidió información y no contestó). Un aviso al equipo cuando un interesado lleva varios días sin respuesta permite llamar a tiempo.

Mantén el número de mensajes bajo control. Un interesado que recibe cinco emails en una semana es probable que se dé de baja. Define un máximo por semana y respétalo.

Reactivar antiguos alumnos

Reactivar a quien ya estudió contigo suele ser más sencillo que captar a alguien nuevo, porque ya conoce tu centro. Para hacerlo bien:

• Segmenta por el último curso y por el tipo de programa, no por la lista completa.
• Revisa la base legal para escribirles con tu asesor o tu DPO, sobre todo si el curso terminó hace mucho.
• Ofrece algo concreto: el siguiente nivel o una fecha de inicio, no un "tenemos novedades".

Menores y datos sensibles

Si tus alumnos son menores, el consentimiento y los datos de contacto de sus familias requieren un tratamiento específico. No mandes comunicaciones comerciales a menores sin revisar esas reglas con tu asesor.

Flowgration tiene pipeline, journeys con disparadores por formulario, fecha e inactividad, y reservas para pruebas o entrevistas. Si ya tienes contactos en otro sitio, puedes importarlos desde CSV. Para ordenar el pipeline, la guía de gestión de leads ofrece un método, y la de puntuación de leads explica cómo priorizar.

Preguntas frecuentes

¿Cómo separo los leads de cada curso?

Con un campo de curso de interés, o con una etiqueta por programa. Así puedes segmentar cuando lanzas un curso nuevo.

¿Cuándo conviene escribir antes del inicio?

Depende del tipo de curso y del plazo de matrícula. Prueba un calendario, mide cuántos se matriculan después del aviso y ajusta.

¿Puedo reactivar alumnos antiguos con un email?

Sí, si tienes una base legal para hacerlo y lo indicas en tus comunicaciones. Confirma con tu asesor cómo aplica a tu caso.

¿Sirve para academias online y presenciales?

Sirve para ambas. Lo que cambia es el disparador: en una academia presencial, la cita puede ser una visita al centro; en una online, un acceso a una prueba.

¿Cómo registro una matrícula sin mezclarla con la facturación?

Puedes emitir las facturas desde el mismo sitio, si necesitas facturar cursos. Revisa cómo se conecta con tu programa de facturación.