CRM con WhatsApp para pymes: qué mirar antes de elegir

Un CRM con WhatsApp sirve si los mensajes salen desde la ficha de cada cliente, quedan registrados y usan plantillas aprobadas por Meta cuando el cliente no tiene una conversación abierta. Antes de elegir, comprueba tres cosas: qué plantillas puedes usar, cómo se guarda el consentimiento y cuánto cobra Meta por mensaje.

Qué debe hacer un CRM con WhatsApp

• Enviar desde la ficha del cliente. Así el mensaje queda junto a sus emails, llamadas y pedidos.
• Usar plantillas aprobadas para mensajes que inicia la empresa fuera de la ventana de atención de 24 horas.
• Guardar el consentimiento con fecha y origen, y respetar cualquier baja de inmediato.
• Registrar las respuestas. Si el cliente contesta, la conversación tiene que verse donde trabaja el equipo.
• Disparar mensajes desde eventos, como un pedido, una fecha o un formulario, y no a mano para cada contacto.

Plantillas aprobadas: la regla que más se olvida

Para muchos mensajes que inicia la empresa, WhatsApp exige una plantilla aprobada. Meta revisa cada plantilla y puede rechazarla, así que no es algo que se resuelva en cinco minutos. Pregunta a tu proveedor cómo se gestiona ese proceso y cuánto tarda. La documentación oficial está en Meta for Developers.

Consentimiento y bajas

Para marketing, pide un consentimiento claro y guárdalo: quién lo dio, cuándo, cómo y para qué. El RGPD exige una base legal para tratar esos datos (puedes leer el texto en EUR-Lex), y en marketing el consentimiento es lo habitual. La AEPD publica criterios sobre comunicaciones comerciales en su web.

Separa los mensajes de servicio (un aviso de pedido o de cita) de los promocionales. Suelen tener una base distinta y conviene que tu sistema los trate por separado.

Qué preguntar al proveedor

Qué no esperar

• Mensajes gratis. WhatsApp tiene costes de mensajería que dependen del tipo de mensaje y del país. Revisa la web de Meta y la de tu proveedor.
• Que el proveedor apruebe tus plantillas. Lo decide Meta. Un proveedor puede ayudarte a redactarlas, pero no garantiza la aprobación.
• Conversaciones ilimitadas en el plan más barato. Pregunta qué incluye y qué se cobra aparte.
• Un checkbox como consentimiento. No basta si no puedes demostrar cuándo y cómo se dio.

Cómo encaja en Flowgration

Flowgration tiene journeys multicanal que pueden usar email, SMS y WhatsApp, con disparadores por formulario, pedido, fecha, inactividad o factura. Para ver cómo se conectan los canales, mira integraciones. Si quieres ver el caso de tiendas online, lee marketing por WhatsApp para tiendas online.

Antes de contratar cualquier herramienta, pide una prueba con tu número y una plantilla real. Así compruebas el proceso completo, no solo la demo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo escribir a un cliente por WhatsApp sin que me haya escrito antes?

Solo con plantillas aprobadas por Meta, y con el consentimiento que exige la normativa de protección de datos para marketing. Un aviso de pedido o de cita suele tener otra base. Confirma tu caso con tu asesor.

¿Un CRM con WhatsApp sustituye a la app de WhatsApp Business?

Depende de cómo trabaje tu equipo. El CRM centraliza el historial y la app del móvil sirve para conversaciones puntuales. Define cómo se reparte el trabajo entre ambas.

¿Cuánto cuesta enviar un WhatsApp?

Lo fija Meta según el tipo de mensaje y el país. Consulta su página de precios y, aparte, lo que cobre tu proveedor. No hay una cifra única.

¿WhatsApp o SMS para recordatorios?

Depende del cliente. Se pueden usar los dos: WhatsApp como primera opción y SMS como respaldo. Mira cómo se hace en recordatorios de citas automáticos.

¿Qué pasa si un cliente pide que no le escriba más?

Lo quitas de los envíos en ese momento y dejas la baja registrada. Si tu CRM no permite registrar la baja por canal, pregúntalo antes de contratar.